智慧家园

在“出租公寓管理系统”中有一个计算每月租客的租金水电费的计算程序，为了更好地理解它的应用技巧，更精确更方便的使用该功能，我们现在来做一些详细的分析。

一、计算信息的导入

1.初次使用

当初次使用“租金水电费计算”程序时，“租金水电计算表”、“本月租金水电数据录入表”、“上月租金水电数据关联表”、“其它费用表”都是空白无数据的，为减小数据录入时间，提高效率，可以使用“计费信息导入”功能从“租客入住登记表”中导入已有的记录公共信息。

1.1自动导入

1)     在“计费日期”字段中输入计费日期；

2)     在“房间现状”下拉列表中选“在住”；

3)     点击“计费信息导入”按钮，即可自动把“租客入住登记表”中“在住”人员的公共信息导入到“本月租金水电数据录入表”和“其它费用表”中。

4)     采用“计费信息导入”数据，是把所有的房间号“在住”的居住人员信息全部导入到“本月租金水电数据录入表”和“其它费用表”中，其实计算租金水电费每个出租房间号只需一条记录信息就足够，所以其他相同房间号住客的信息可以删除，通常是只保留签租房协议的人或每月支付房费的人。

5)     在“本月租金水电数据录入表”和“其它费用表”上录入计费信息。 

使用“自动导入”的好处是快速便捷，但缺点是数据不是按顺序排列，为后期的每月水电抄表录入计算带来不便。因为我们后期的水电数据录入是在“本月租金水电数据录入表”上修改计费日期，修改本月的水电抄表数据的，一般按照房号的顺序录入比随机查找房号录入较为方便快捷。   

1.2 手动导入

如果不采用“计费信息导入”功能导入数据，还可以使用数据浏览或查询方式，选中要添加的记录，以逐条记录添加的方式向“本月租金水电数据录入表”和“其它费用表”中添加记录，这时我们可以按照房号的顺序逐条手动添加。

1)     鼠标点击“添加记录”复选框；

2)     在“本月租金水电数据录入表”和“其它费用表”中把记录指针定位在一条空白记录处；

3)     在“租客入住登记表”中浏览或查询定位到要添加的记录，如“A101”房；

4)     在“租客入住登记表”中双击“A101”房记录，该记录即被添加到上述两个数据表中；

5)     如果要添加多条记录，重复（1-4）步骤操作即可。

数据手动添加完毕之后，就可以在“本月租金水电数据录入表”和“其它费用表”中填入“计费日期”和本月的水电用量，租金和水电的单价。

  1.3 修改记录

在实际经营管理中，往往会遇到某个租客退房，新租客入住，在“租客入住登记表”中数据更新的同时，各个计费数据表的数据也要随之更新。

1)     鼠标点击“修改记录”复选框；

2)     在“本月租金水电数据录入表”和“其它费用表”中把记录指针定位在一条需要更新的记录上，如“A202”房；

3)     在“租客入住登记表”中浏览或查询定位到与之对应的记录上，如“A202”房；

4)     在“租客入住登记表”中双击“A202”房记录，“本月租金水电数据录入表”和“其它费用表”中相对应的记录即被更新。

5)     如果要更新多条记录，重复（1-4）步骤操作即可。 

“添加记录”和“修改记录”的功能，同时适用于“本月租金水电数据录入表”向“上月租金水电数据关联表”、“其它费用表”中添加记录和修改记录，操作方法相同，可按上述方法操作，在此不再论述。

  二、在应用中对某些特殊情况的处理方法

  1.一个租客同时租两间以上的房间

在日常的公寓出租经营中，会遇到一个租客同时租了两间以上的房间，而“租金水电费计算”程序是按租客的“身份证号码”来识别每个房间的租金水电费计算的，在自动检索计算时可能只检索到排在最靠前的相同记录，这样计算出来的数据就会不准确。当遇到这种情况时，可以按以下方法解决。

1)     如果另外一个房间有其他与承租人关联的成员居住，可以使用房间里的某个成员的身份证号码；

2)     如果另外的房间无与承租人相关联的成员居住，暂时空置或作为其他用房的，“本月租金水电数据录入表”、“上月租金水电数据关联表”、“其它费用表”中的“身份证号码”字段可以填入相关的“房间编号”；

3)     在日常使用中，也可以把“身份证号码”全部用“房间号码”来代替。

  2.房间暂时空置

在日常的公寓出租经营中，会遇到房间暂时未能租出而空置的情况，如果“本月租金水电数据录入表”、“上月租金水电数据关联表”、“其它费用表”中的记录当时是按房间号的顺序建立的，这时如果删除了某条记录，而后来再添加的话，可能会影响了记录的顺序排列，另后期的数据录入带来不便。为了不影响记录的连续性，我们可以把“本月租金水电数据录入表”、“上月租金水电数据关联表”、“其它费用表”中的“租金”和水电、其他费用填“0”即可。 

3.“租金水电费计算”的计算方式

在计算“租金水电费计算”时有两个选项，分别是“刷新数据”和“添加数据”。

刷新数据：以新的数据覆盖原有“租金水电计算表”中的所有旧数据；

添加数据：在“租金水电计算表”中原有数据记录后添加新数据；

在日常的应用中，如果是选“添加数据”计算，由于某项数据录入有误，往往导致计算不准确，这时要在“租金水电计算表”中一条一条地把刚计算添加的记录删除，操作上非常麻烦，第二次计算也不一定能确保操作无误。如果按“刷新数据”计算，新的数据又会覆盖原有的数据，为了保存数据，只能按月来保存，随着时间备份文件就会增多，不利于数据维护。为了解决这个问题，我们在原有的功能基础上增加了数据“导入”备份功能，有效地解决了以述的烦恼。

选择以“刷新数据”计算：

我们在使用“租金水电费计算”程序时，创建两个数据文件，一个用于备份用，另一个用于每月的计算使用。在计算租金水电费时，按“刷新数据”方式计算，当检查校核数据有误时，可在修改调整数据后按上述步骤重算即可。当检查校核计算的结果无误后，就可以按照数据“导入”备份功能备份数据。

三、数据“导入”备份

  1.打开“租金水电费维护”程序，打开备份用的数据表，如Gyczgl.mdb；

 2.使用“导入”功能，选择需要备份数据的数据表，如Gyczgl_1.mdb；

3.点击“导入”按钮，即可把每月的租金水电费导入到备份数据表中。

（完）

编著：周汝甜

2022年5月7日